تقریبا همه افراد درطول عمرشان با اسناد حقوقی و حسابداری مانند اسناد مربوط به گرفتن سند یا انتقال آن، عقد قرارداد کاری، تنظیم وکالت نامه و.. مواجه می‌شوند. بنابراین علاوه بر یادگیری نکات حقوقی باید اطلاعات کافی در مورد امضای چنین مدارکی داشته باشند در غیر این صورت اولین اشتباه ممکن است آخرین اشتباهشان باشد و ضرر و زیان هنگفتی را متحمل شوند. در این مطلب قصد داریم در مورد نکات مهمی که باید هنگام امضا اسناد حسابداری و رسمی رعایت کنید و همینطور مسئولیت امضا اسناد رسمی (حقوقی و حسابداری) صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
مسئولیت امضا اسناد حسابداری و رسمی
بسیاری از افراد تصورشان از امضا، تنها به زیبایی و ساختار آن محدود می‌شود و تا به حال در مورد مسئولیت‌هایی که ممکن است به دلیل یک امضا گریبان گیرشان شود، فکر هم نکرده‌اند. اما امضا فقط چند خط و حروف در هم پیچیده نیست. بلکه با هدف خاصی روی کاغذ نقش می‌بندد و تمامی مسئولیت آن متوجه امضا کننده است. برای امضا اسناد حسابداری و حقوقی باید دقت کنید چون:
- امضا اسناد رسمی به مدارک قابلیت پیگیری می‌دهد (اگر در متن یک قولنامه سه دانگ از ملکی به شما واگذار شده است در صورت بروز مشکل میتوانید حق مالکیت خود را در مراجع قانونی پیگیری کنید.)
- امضا، هویت مالک اشیای منقول و غیر منقول را تعیین می‌کند.
- با امضا اسناد رسمی مثل چک، قولنامه، سند ازدواج و غیره موافقت خود را با محتویات و مفاد آن اعلام می‌کنید.
- با امضا اسناد حسابداری و رسمی مسئولیت و عواقب احتمالی آن را می‌پذیرید. (به عنوان مثال با امضا کردن چک بانکی قبول می‌کنید که در صورت نقد نشدن و برگشتن خوردن آن، با شما طبق قانون رفتار شود.)
6 نکته کلیدی در امضا اسناد رسمی
اگر می‌خواهید یک خانه بخرید، دادخواست رسیدگی به شکایت تنظیم کنید یا به هرنحوی با امضا اسناد حسابداری و رسمی سرو کار دارید؛ حتما نکات زیر را رعایت کنید:
1- سند را بخوانید اگر لازم است مدارک را در زمان مشخصی امضا کنید، حتما مدارک را به خوبی مطالعه کرده و محتوای اصلی آن را بررسی کنید. در صورتی که درک کلمات و عبارات موجود در سند برایتان سخت است از کسی کمک بگیرید که منافعی در امضای اسناد رسمی ندارد و به عبارت دیگر بی‌طرف به شمار می‌رود.
2- بازبینی محتوا هر صفحه سند را به صورت جداگانه بررسی کنید. اگر نیاز به اصلاح، ویرایش یا حذف محتوا یا پیش شرط وجود دارد، آن را در حاشیه سند علامت گذاری کرده و در هنگام امضا به صورت کتبی مشخص کنید که با کدام بخش‌ها موافق هستید یا چه تغییراتی در سند اعمال شده است.
3- صفحه امضا می‌خواهید کسی امضایتان را ببیند و آن را تایید کنید؟ اگر نیاز به شهود یا ثبت رسمی دارید، دست نگاه دارید. برای چنین مواردی باید به دفتر ثبت اسناد بروید یا امضای شاهدین را به صورت قانونی دریافت کرده و با مهر دفتر اسناد رسمی تایید کنید.
4- از جوهر آبی استفاده کنید برای اینکه نسخه کپی از اصلی مشخص شود، بهتر است برای امضا اسناد رسمی از جوهر آبی استفاده کنید. از خودکار قرمز یا هر جوهر غیرمعمول دیگری اجتناب نمایید و هرگز امضا اسناد حسابداری و حقوقی را با مداد انجام ندهید.
5- زیر بار مسئولیت امضا نروید! هرگز اسناد حقوقی و حسابداری را به جای شخص دیگری امضا نکنید مگر اینکه از شخص مورد نظر وکالت نامه معتبر داشته باشید. در غیر این صورت تمامی عواقب و مسئولیت امضا بر عهده شماست.
6- ریزه کاری‌های امضا اسناد حسابداری و رسمی
- اگر در داخل مدارک؛ فاکتور یا مستندات دیگری وجود دارد، تک تک آنها را در هنگام تنظیم سند بررسی کنید.
- گاهی در متن یک سند از سند دیگری نام برده می‌شود؛ در چنین مواردی باید شخصا سند نام برده را مشاهده و بررسی کنید.
- هیچ وقت سندهای سفید را مهر و امضا نکنید.
- قبل از امضا اسناد رسمی و حسابداری با فردی متخصص و بی‌طرف مشورت کرده و نسبت به تمامی اصطلاحات و مفاد آن آگاهی پیدا کنید. به ویژه در قراردادهایی که دارای تعهدات مالی است این دقت و حساسیت از اهمیت بیشتری برخوردار می‌باشد.
- پیش از امضا اسناد حسابداری و رسمی مطمئن شوید راهی برای افزودن عدد، کلمه یا علامتی در سند وجود نداشته باشد. همینطور در فاصله بین سطر و کلمات از علامت‌هایی مثل ضربدر استفاده کنید. تا کسی نتواند عبارت اضافی درج کند.
- متن سند را در کادر مشخص شده بنویسید و هیچ کلمه‌ای را در خارج از کادر قید نکنید.
- تمامی صفحات سند را به صورت مشترک با طرفین قرارداد امضا کنید.
- امضا اسناد حسابداری و رسمی باید در انتهای سمت چپ صفحه و چسبیده به آخرین سطر (بدون فاصله) انجام شود.
- از طرح امضا ترکیبی برای امضا اسناد رسمی و حسابداری استفاده کنید و حتما نام و نام خانوادگی‌تان را به صورت کامل در کنار نمونه امضا بنویسید.
- در صورت امکان، تاریخ امضا اسناد حسابداری و رسمی را در کنار نمونه امضایتان درج کنید.
- اگر سطر، کلمه، جمله یا پاراگرافی در سند مورد تایید طرفین نیست باید آن را در انتهای سند قید کرده و دلیل کامل آن بنویسید، سپس امضا اسناد رسمی و حسابداری را انجام دهید.
- از سند تنها به تعداد افرادی که آن را امضا می‌کنند؛ رونوشت تهیه کنید.
- پس از درج امضا اسناد رسمی و حسابداری، نسخه اصلی سند را تهیه کنید، آن را نزد خود نگاه داشته و به خوبی از آن مراقبت نمایید.
- بیشترین خطاهای ممکن در هنگام امضا اسناد حسابداری، مربوط به زمان دریافت مزد و حقوق است. زیرا افراد در این بازه زمانی خوشحال هستند و توجه زیادی به محتوای مدارک نمی‌کنند.
چطور از جعل امضا جلوگیری کنیم؟
با توجه به مسئولیت‌هایی که با امضا اسناد رسمی متوجه افراد می‌شود؛ محافظت از امضا در برابر جعل امری مهم و ضروری است. امضایتان را با دقت و وسواس بیشتری انتخاب کنید. اگر امضایتان ساده و بدون رمز است در اولین فرصت آن را تغییر دهید به این ترتیب تا حد زیادی جلوی دستکاری و جعل امضایتان گرفته می‌شود.
سخن آخر
وقتی می‌گوییم با امضا اسناد حسابداری و رسمی مسئولیت آن بر عهده شماست؛ یعنی اگر در داخل آن سند مطالبی بر علیه‌تان وجود داشته باشد، افراد ذی نفع می‌توانند با مراجعه به دادگاه قضایی شما را محکوم کنند. به همین خاطر باید در امضا اسناد رسمی و حسابداری جوانب احتیاط را رعایت کنید. همینطور قبل از امضا آن را با دقت بخوانید و نسبت به محتوای آن آگاهی کسب کنید. اگر جزو افرادی هستید که مدام با قراردادهای مختلف سرو کار دارید و سندهایی با ارزش مالی بالا تنظیم می‌کنید، تیم طراحی امضا خط و قلم با دیزاین امضایی مختص شما، همراه با رمز و سختی معین؛ خیالتان را از بابت جعل امضا اسناد حقوقی و رسمی آسوده می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید با بخش مشاوره طراحی امضا ارتباط برقرار کنید.
