با گذشت زمان فناوری‌های جدید جای روش‌های سنتی را در بسیاری از مشاغل می‌گیرند و کارها به صورت خودکار انجام می‌شوند. یکی از کاربردهای فناوری در امضای اسناد و مدارک است. به این ترتیب شرکت‌ها به جای انجام فرآیندهای سنتی و مبتنی بر کاغذ، اسناد و مدارک را به صورت غیرفیزیکی در سیستم‌های نرم افزاری و کامپیوتر نگهداری و رد و بدل می‌کنند که این شیوه نیازمند روش جایگزینی برای تایید اسناد است. در روش سنتی، اسناد کاغذی را با کمک خودکار تایید و سپس بایگانی می‌کنند ولی در روش‌های جدید از امضای الکترونیکی برای تایید اسناد و مدارک مهم استفاده می‌شود. شاید با خودتان بگویید ارسال اسناد و مدارک تایید شده (با امضای الکترونیکی) در بستر وب خطرناک است! دقیقا… ولی برای جلوگیری از جعل و دستکاری در امضای الکترونیکی و اسناد مهم از شیوه‌های ریاضی و رمزنگاری پیشرفته‌ای (امضا دیجیتال) روی امضاهای الکترونیکی استفاده می‌شود که جلوی هر گونه سوی استفاده را می‌گیرد. در این مطلب خط و قلم قصد داریم درمورد کاربرد امضای دیجیتال و مزایای آن صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
امضا دیجیتال، الکترونیکی و امضای معمولی چه تفاوتی با هم دارند؟
امضای معمولی همان روش سنتی استفاده از برگه‌های کاغذی و خودکار برای تایید اسناد و مدارک است. ولی امضای الکترونیکی روی سندها و مدارک دیجیتالی و غیر فیزیکی استفاده می‌شود. در بسیاری از کشورهای دنیا نظیر ایالت متحده آمریکا مسئولیت امضای الکترونیکی دقیقا مشابه امضاهای معمولی روی کاغذ است. امضا دیجیتال یک روش ریاضی است که برای اعتبارسنجی و بررسی صحت پیام‌ها در نرم افزارها و اسناد دیجیتالی استفاده می‌شود. امضا دیجیتال به افزایش امنیت امضاهای الکترونیکی کمک می‌کند و جلوی هر گونه مشکلی نظیر دستکاری یا جعل هویت در ارتباطات دیجیتال را می‌گیرد. به این ترتیب میتوانیم اطمینان بیشتری نسبت به وضعیت اسناد الکترونیکی، هویت و نحوه ارسال آن داشته باشیم.
از مزایا و کاربرد امضای دیجیتال میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1- تقویت امنیت در روش سنتی افراد برای امضا هر سند یا مدرکی ابتدا آن را به دقت مطالعه کرده و از امضای غیرضروری پرهیز می‌کنند. این مورد در امضای الکترونیکی نیز صادق است. در دنیای آنلاین همیشه هکرها و برنامه‌های مخرب وجود دارند. همینطور که در روش سنتی با دقت و مراقبت اسناد را تایید (امضا) می‌کنید در شیوه دیجیتال هم باید از روش‌هایی مطمئن برای حفظ امنیت و محرمانگی امضایتان استفاده کنید. امضا دیجیتال با استفاده از تکنیک‌های رمزنگاری این ایمنی را برایتان فراهم می‌کند.
2- کاهش هزینه‌ها کاغذ و استفاده از شیوه‌های پرینت اسناد، هزینه زیادی را به مشاغل مختلف تحمیل می‌کند. به ویژه در سازمان‌های دولتی حجم زیادی از اسناد و مدارک کاغذی وجود دارند که با تبدیل این اسناد به مدارک دیجیتالی میتوان سالیانه مبلغ قابل توجهی در این بخش صرفه جویی کرد.
3- کاربرد امضای دیجیتال و صرفه جویی در زمان در حالت معمول برای دریافت اسناد و مدارک مهم (در دادگستری، ثبت احوال و..) باید از یک یا چند ماه قبل درخواست دهید تا آن را با استفاده از پست برایتان ارسال کنند. اما با استفاده از امضا دیجیتال میتوان با حفظ محرمانگی و سرعت زیاد، اطلاعات و مدارک مهم را تایید و ارسال کرد.
4- خداحافظی با بایگانی‌های فیزیکی! در بیشتر ادارات و موسسات، بخشی با عنوان بایگانی وجود دارد که در آن انبوهی از مدارک و اسناد قدیمی و جدید را نگهداری می‌کنند. برخی از معایب بایگانی‌های فیزیکی عبارت است از: • برای پیدا کردن یک درخواست یا پرونده زمان زیادی صرف می‌شود. • به نیروی انسانی جداگانه برای نگهداری و حفظ این اسناد نیاز داریم. • نگهداری حجم زیادی از مدارک و پرونده‌ها نیازمند فضای فیزیکی جداگانه و مجزا است. • جا به جایی اسناد دشوار است و امکان گم شدن مدارک بیشتر می‌باشد.
امضای الکترونیکی، سازماندهی و نگهداری اسناد و مدارک را راحت‌تر می کند به این معنی که دیگر هیچ پرونده کاغذی وجود ندارد و تمامی اطلاعات روی سرورهای یک شبکه نگهداری می‌شوند. همچنین دسترسی به آنها ساده‌تر است (البته میتوان برای افراد مختلف یک سازمان سطح دسترسی تعریف کرد تا تنها افراد خاصی بتوانند اسناد و مدارک مهم و محرمانه را مشاهده کنند).
کجاها از امضا دیجیتال استفاده می‌کنیم؟
امضا دیجیتال یکی از مهمترین بخش‌های امضای الکترونیکی است و باعث افزایش امنیت، اعتبار قانونی و کارایی آن می‌شود. بنابراین وقتی صحبت از اسناد و مدارک محرمانه مانند پرونده‌های حقوقی، قراردادهای اشتغال و.. می‌شود، استفاده از امضا دیجیتال کمک بزرگی به شرکت‌ها، موسسات و افراد مرتبط با آنها می‌کند. در ادامه نمونه هایی از کاربرد امضای دیجیتال معرفی شده که باعث صرفه جویی در زمان، خودکار کردن گردش کار و کاهش هزینه‌های صنایع و مشاغل می‌شود:
کاربرد امضای دیجیتال در نظام پزشکی
معمولا برای سنجش اعتبار در نسخه‌های پزشکی از نمونه دست خط، مهر و امضای پزشکان استفاده می‌شود ولی در اسناد الکترونیکی نمونه دست خط و مهری وجود ندارد که صحت اعتبار آن را بیان کند. به همین دلیل سازمان نظام پزشکی ایران قصد دارد برای پرسنل خود کارت هوشمند (که برای پزشکان قابلیت امضای الکترونیک را دارد) همراه با امضای دیجیتال بسازد. به این ترتیب نسخه‌های الکترونیک بدون امضای الکترونیکی فاقد اعتبار هستند و این روش میتواند تا حد زیادی جلوی سوی استفاده‌ها در زمینه جعل نسخه و دریافت غیرمجاز دارو را بگیرد.
کاربرد امضای دیجیتال در تجارت
تمامی صنایع و شرکت‌ها برای بهبود روند گردش کار و صرفه جویی در هزینه‌های جاری میتوانند از سیستم‌های سازگار با امضای دیجیتال استفاده کنند. صنایع مهندسی، طراحی و حتی کسب و کارهای بزرگ و کوچک اینترنتی میتوانند برای بستن قرارداد از کاربرد امضای دیجیتال بهره مند شوند. به عنوان مثال برای قراردادهای کاری و پیمانکاری حجیم که نیاز به ارسال فایل‌های پرینتی متعدد دارد، کافی است فایل پی دی اف آن را ارسال نمایید. طرف دوم قرارداد در بازه زمانی کوتاهی میتواند اطلاعات آن را بررسی کرده، آن را امضا نموده و مجدد برایتان بفرستد. تمامی این پروسه کمتر از یک ساعت زمان نیاز دارد در حالی که نه تنها نیاز به حضور فیزیکی دو طرف قرارداد نیست بلکه در زمان و هزینه‌های نگهداری و پرینت اسناد هم صرفه جویی می‌شود.
کاربرد امضای دیجیتال در کارت هوشمند
کارت هوشمند ملی یکی دیگر از نمونه‌های کاربرد امضای دیجیتال است که امکاناتی نظیر دریافت خدمات دولتی، برخورداری از خدمات سلامت الکترونیک، استفاده از کیف پول الکترونیکی، رای گیری الکترونیکی و برخورداری از سایر خدمات شهروندی را به صورتی بهینه و ساده در دسترس افراد قرار می‌دهد. همینطور افراد با استفاده از کارت هوشمند میتوانند صحت اعتبار و هویت خود (مانند امضا و اثر انگشت) را تایید کنند که تمامی این اطلاعات با استفاده از امضا دیجیتال رمزنگاری شده و تنها فرد صاحب کارت هوشمند به آن دسترسی دارد.
دریافت خدمات مالی و بیمه
شرکت Mutual Life Insurance در کشور کلمبیا یکی دیگر از نمونه‌های کاربرد امضای دیجیتال در مشاغل است. این شرکت برای دسترسی به اسناد نمایندگی‌های فروش بیمه خود از کاربرد امضای دیجیتال استفاده می‌کند. به این ترتیب در زمان دریافت نوبت و صدور بیمه نامه نیز صرفه جویی می‌نماید. از ویژگی‌های امضا دیجیتال این شرکت میتوان به یکپارچگی با اسناد حقوقی فیزیکی و امکان غیر فعال کردن ویرایش اسناد (پس از صدور) اشاره کرد.
